学院院长

赠款手册

角色和职责
 花钱
你的资助基金编号
如何花好钱
确保我们不会把联邦资金转交给“被排除在外的政党”
如何花钱-字面意思
人员, 成果证明程序
〇设备及用品在你花超过3000美元购买一个供应商之前，请先阅读这篇文章
旅行, 一定要遵守美国飞行法
 监控预算
成本转移
获奖后的变化
重新预算和事先批准
无成本扩展
拨款终止程序

上述所有指导都是为了确保对联邦资金进行强有力的管理. 额外的研究合规信息是可用的.

我获得了一笔补助金! 现在?

恭喜你获得了外部资助者的资助! 你得到的赠款是你努力工作的证明, 优秀的学术和创新的想法. 我们为你感到骄傲，也很高兴有机会帮助你处理外部资助的管理过程(有时很混乱).

在拨款管理方面，有三个主要角色:

的 首席研究员 (π)或 项目总监 (PD)，那就是你
的 控制器 (Lori Cowan, x6161)，你在财务办公室的主要联系人
的 学院研究支持主任 (苔丝权力, x6318), 您的主要联系人一般问题和关注有关成功管理您的资助

有时，学院PI从他或她所在系的工作人员那里获得跟踪拨款支出的帮助. 在这些情况下, 工作人员是管理拨款过程中至关重要的第四个角色.

在补助金发放后的一个月左右, 重要的是，这些人在“奖后会议”中坐下来讨论奖助金, 审查适用的政策和程序, 并确保每个人都能获得各种可用的资源，以确保适当地管理赠款. 重要的是要记住，你的赠款是合法的, 与联邦机构或基金会签订的有约束力的合同. 遵循奖助金指南是维持你自己以及CC与资助机构关系的重要方法. 随着学术资助的竞争越来越激烈, 我们对资金要求的遵守情况将受到更密切的审查. 您遵循资助者指导方针的努力将有助于确保您和CC将来能够继续获得外部资金.

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角色和职责

学院研究支持主任通过在预算问题上提供资源来支持获奖后的过程, 法规遵循需求, 以及内部和资助者之间的沟通.

财务及行政部将协助该补助金的整体财务管理工作, 作为处理付款请求的资源, 采购订单, 发票和提款, 遵循标准会计惯例，遵守学校程序和联邦法规. 税务和合规经理将提供赠款的初始日期电子表格, 一般一年两次，如有要求可更频繁, 并协助首席研究员和学院研究支持主任处理合规和其他与拨款相关的程序或问题. 补助金期满后，财务和行政部将保留补助金文件七年.

首席研究员或项目主任负责实施项目的所有方面, 包括:

将所有原始奖励文件提交给学院研究支持主任
将收到的任何资金提交给学院研究支持主任
确保项目保持在原始提案的范围和目标之内, 并与学院研究支持主任合作，在任何重大偏离授予预算或其他资助条款的情况下
将支出限制在自助服务横幅定期监测的总金额内
按时提交所有要求的报告，并向学院研究支持主任提供所有叙述性报告和赠款相关信件的副本
遵守资助者的所有条款和条件以及所有适用的大学政策和程序
为所有联邦拨款认证工作报告
将暑期学生研究员设置为学生奖学金(带津贴)，并将学年学生设置为小时工，以确保在付款处理之前，我们已经记录了您对研究助理付款的授权;
自最后支出报告之日起至少保存记录七年, 除非审计, 索赔或诉讼已经开始.

请审阅这个角色和职责的详细列表了解更多信息.

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花钱

而下面的指南适用于 所有联邦拨款， 这也适用于大多数其他资助者.

你的资助基金编号

现在补助金已经正式发放了, 学院研究支持主任将与税务和合规经理合作，建立一个新的基金编号. 每一个新的奖助金都需要有自己的基金编号, 六位数字(在联邦拨款的情况下以#243XXX开头), 其次是PI的部门组织."

所有财务支出和其他活动都使用该基金编号进行跟踪. 用于跟踪目的, 我们建议在您的资助的所有电子邮件通信中包括六位数的基金号码.

如何花好钱

遵循批准的预算. 和你的提案一起提交的预算已经被资助者批准了, 因此这些费用被批准了. 如果你对拨款是否允许可能的费用有任何疑问, 在使用拨款资金之前，请与学院研究支持主任或税务和合规经理联系. 一般来说，任何成本都需要满足基本注意事项 outlined in the Office of Management 和 Budget's 统一的指导; specifically they need to be 合理、可分配、一致 和 允许的. 指导也有特定种类的物品，如酒精，这是不允许的. 在特殊情况下, 在开始某些支出之前，我们可能需要寻求资助者的事先批准. 这矩阵概述了11个不同的联邦资助者需要事先批准的时间.

确保我们与信誉良好的企业合作. 政府不希望看到联邦资金流向过去对联邦资金管理不善的企业或个人. 与…保持一致联邦法规 (部分200.《全球十大赌博靠谱平台》第213条), 我们需要对每个主要供应商进行“尽职调查”，以确保他们不是“被排除在外的一方”——也就是说, 它们不是悬浮的, 禁止的被禁止或以其他方式被禁止与联邦政府做生意的. 请查阅学院的关于禁止和排除的声明为指导.

密切监视任何次获奖者. 如果任何资助工作是由合作者进行的(通过赌博正规的十大网站的预算资助), 我们会把你的合作者列为资助的次级接受者. 与…保持一致联邦法规 (部分200.《全球十大赌博靠谱平台》第330条), 次级奖励需要高水平的监控, 正如学院的监督程序.

不得使用联邦资金进行游说. 与…保持一致联邦法规 (部分200.《全球十大赌博靠谱平台》第450条), 所有超过100美元的提案,学院的授权代表将签署一份证明，证明没有或将没有联邦资金支付给“任何影响或试图影响”任何与联邦拨款有关的个人的人. 如果任何非联邦基金已经支付或将支付给任何人, 他或她将填写并提交的学院授权代表证明标准表格ll、《赌博正规的十大网站》.

如何花钱-字面意思

赠款采购也是如此采购与采购用于所有其他大学购买的政策. 采购卡(p卡)的购买遵循与使用p卡进行的任何其他购买相同的政策和程序. 如果你还没有大学颁发的p卡, 您可能希望获得一张余额递减p卡，仅用于赠款购买. 然而, 如果你用p卡的话, 您或您所在部门必须保留所有原始收据，以便财务和行政办公室在审计时需要它们. 一定要在所有的文书上包括奖助金编号. 个人信用卡只能在万不得已的情况下使用，绝不能用于超过3000美元的消费.

除了, 联邦政府规定了一套采购物资的标准, 用联邦资金购买的设备和不动产. 《赌博正规的十大网站》中的新准则于2009年12月1日生效. 26, 2014 (200.110a). 学院的的指导方针反映使用联邦资金进行采购的统一指导, 尤其是购买超过3美元的商品,000, 并且是学院标准采购政策的补充，使用联邦资金进行的任何采购都应遵循.

下面我们详细介绍了赌博正规的十大网站与联邦研究资助相关的特定预算项目的程序. 它们主要分为以下几类:人员、设备和旅行.

人员

教师的工资. 一些资助者支持一到两个月的教员暑期工资. 教师的工资是根据他们上一学年的工资支付的. 教师将需要发送工资授权(见下面的模板)给凯伦·弗格森, 院长办公室的教师就业专家, 如何让教职员研究支援主任准备“教职员补助金薪金支付表格”，以便签署及递交工资单.

PI发布工资信息的授权书 在资助期内，拨款予学院研究支援主任;

I, ______________, 在此，我允许Tess与院长办公室的Karen Obrzut确认最新的薪资信息，作为拨款准备和管理过程的一部分. 如果资助, 此授权在授予期间内延长, 结束于___________________ . 如果补助金无费用延长，此授权也将延长至赠款期结束.

基于你的奖助金活动计划, 学院研究支持主任将准备努力认证文件供您审阅和签名. 更多关于成果证明程序是可用的.

学年薪金, 如果在提交补助金之前得到院长的批准, 遵循与暑期工资类似的程序, 并涉及以补助金薪金取代CC薪金.

S暑期学生津贴. 指导本科生研究人员的教师应完成学生研究员(非补偿性)津贴表. 暑期研究奖学金授予我们的学生，为他们提供学习研究方法和程序的机会，这将使他们在继续他们的教育追求中受益. 研究奖学金在研究学期开始时一次性支付，并在每周五通过学生账户作为学生退款支付. 请鼓励您的学生在财务办公室完成直接存款文件，以加快他们的研究奖学金的支付. 研究奖学金是在IRS表格1098-T上报告的，根据学生的个人情况，可能会也可能不会征税. 请学生们参考 IRS第970号出版物了解更多信息.

学年学生和其他小时工. 教师应通过在线填写表格，设立学年学生工作为小时工学生就业转介表格. 在线学生就业推荐表必须由教师填写，学生必须将填写好的就业文件交给经济援助办公室内的学生就业办公室，然后才能支付学生费用. 小时工和学年学生工作者不需要填写T&E认证，因为他们的时间是通过学院的电子时间表流程认证的.

设备及用品

购买金额在3美元之间,000元及24元,999, 在购买之前必须有两份详细的成本估算文件. 购买满25美元,000 to $150,000, 三个详细的成本估算, 有明确的规格描述, 购买前必须有文件证明吗. 另见“基于采购金额的具体要求”和“基本设备”部分草案使用联邦资金采购的采购指南.

在下列情况下，必须填写供应商选择表格:

单一来源采购
没有获得最低数量的成本估算和报价
没有选择最低成本投标

旅行

使用联邦资金的国外旅行必须事先得到资助方的批准, 机票必须在“美国航空公司”购买.S. 国旗航空公司，以遵守美国飞行法案. 获得联邦拨款的私人律师应确认他们的旅行将在美国境内进行.S. 参考载旗航空公司这些指导方针. 科罗拉多大学的膳食指南同样适用.

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监控预算

项目总监或项目总监负责监督所有支付给赠款的费用. 看到如何使用自助服务横幅(SSB)上的资料. 欲了解更多信息或协助访问您的赠款信息，请联系税务和合规经理.

为了避免成本超支和识别任何分配不当, 奖助金预算应定期在SSB审核—大约每月一次. 错误可能会发生, 但是，如果在短时间内发现错误，可以很容易地转移记入拨款的费用. 在你的审查过程中, 确保已提交的所有发票和工资费用都正确地记入补助金.

发现的错误通常通过成本转移或“日记账分录”来解决." 因为所有的成本转移都被认为是审计的“危险信号”，请审查这个成本转移指引在联邦拨款中.

在拨款超支的情况下，项目负责人可能负责偿还这些支出. 如果确定PI负责, 超支的费用可以从你的个人研究账户中扣除, 通过工资扣除或以现金或支票支付给学院.

间接成本

如果赠款符合间接成本(正式称为融资)的资格 & 管理成本), 税务和合规经理将在每个日历季度末向资助机构开出可允许的间接成本账单. 有更多关于间接成本的资料.

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获奖后的变化

当我们在拨款提案中尽最大努力预测未来的时候, 有时是在执行授权的过程中, 很明显，改变是必要的. 这些变化包括:

工作范围
PI的作用(或Co-PI的添加)
授予期的长度
方法或程序(性质重要)

其他与预算有关的改变也可能是必要的，例如:

增加一个子奖项
授予前费用超过90天
在预算项目之间重新分配资金(“重新编制预算”)
重新编制参与者支助费用预算

取决于资助者和变化的性质, 这些变更可能需要内部或外部的批准. 重要的是要注意，在任何一种情况下，书面请求必须被审查和批准. 一旦您确定这些更改将有利于项目，请与学院研究支持主任讨论是否需要内部或外部批准.

请求重新分配奖助金，即“重新预算”

预算是在奖励过程中批准的项目或计划的财务表达. 一旦拨款被授予, 私家院长将会按照已批准的预算，监督拨款的使用.

然而, 在获得资助后, 项目负责人可以确定批准的预算拨款与实际项目需要不一致. 她或他可以要求从一个支出类别中重新分配资金, 或者账户代码, 到另一个能更好地反映项目需求的账户代码类别. 这个过程被称为重新预算或预算修订.

PI重新预算的能力因资助者而异. 项目负责人应在颁奖后的会议上与学院研究支持主任和税务与合规经理讨论他们是否能够重新预算.

许多联邦机构已将批准此类变更的权力移交给获奖院校. 赌博正规的十大网站对这些权力的执行情况描述如下.

赌博正规的十大网站的事先批准程序

资助机构越来越多地授权机构批准某些行政行为. 这些机构要求受资助者确保对影响联邦政府支持项目管理的决策有充分的机构审查和批准. 所有批准都必须记录在案. 为了提供这些保证，赌博正规的十大网站建立了以下事先批准程序.

税务和合规经理管理所有进入赌博正规的十大网站的外部资金统一的指导, 适用的联邦法规, 赌博正规的十大网站政策, 以及发起人的具体资助条款和条件. 学院的 认可机构官员 包括院长和副院长, 谁被授权代表学院签署所有研究资助申请.

首席研究员或项目主管有权根据批准的预算对其拨款进行收费. 如果此类转移的累计金额超过或预计将超过联邦机构上次批准的总预算的10%, PI需要在收取费用之前获得学院的批准.

获得行政变更的批准(例如超过预算的10%的重新预算), PI应与学院研究支持主任合作，准备一份事先批准表格以便获得适当的签名.

如果授权机构授权学院批准此类变更, 如果满足以下四个条件，学院研究支持主任将建议批准请求. 这些变化是:

在统一指引下是允许的，
是否符合该奖项的条款和条件以及赞助商和赌博正规的十大网站的政策,
不构成项目范围的变更;
是否合理、必要和可分配给项目. 如果学院无权批准该请求, 学院研究支持主任将把申请转交给资助机构. 在提交最终财务报告后，签署的预先批准表格将保留在赠款文件中三年.

请求免费延期

私人投资机构经常发现，合理而谨慎地使用拨款资金比最初预期的要花更多的时间. 随着项目结束日期的临近, PI应与学院研究支持主任讨论是否延长资助期以完成项目, 如果资金仍然存在. 大多数资助者将允许无成本延期(NCE)，只要我们证明额外的时间将如何允许我们完成项目. (非本国企业不得仅用于支出剩余资金的目的.)

NCE向国家科学基金会申请美国国家科学基金会资助的第一个NCE是自动的，必须在资助期限届满前至少10天由学院研究支持主任提交. 第二个NCE(额外的第二年)必须得到NSF的批准，并且必须在资助期限届满前至少45天由学院研究支持主任提交.

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